Dateistruktur und Backup der eigenen Fotos

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Backup

Irgendwann beschäftigt man sich mit der Dateistruktur und dem Backup der eigenen Fotos. Man liest viele Vorschläge und Erfahrungsberichte von anderen Fotografen. Aber man merkt schnell, dass es entweder schnell teuer oder umständlich werden kann und vor allem eines: Jeder nutzt ein eigenes System, mit dem er selbst am Besten zurechtkommt.

Wichtig ist eine einheitliche Dateistruktur dennoch, z.B. bei einem Softwarewechsel. Dabei gibt es nicht die eine Lösung. Man muss die Struktur für sich selbst finden, mit der man am Besten organisiert ist und die man dann vorzugsweise auch auf alle Dateien umsetzen kann.

Und über ein Backup müssen wir in der heutigen digitalen Zeit eigentlich nicht mehr reden. Das sollte inzwischen selbstverständlich sein. Denn sind die Daten erst mal weg, fängt man mit ALLEM bei 0 wieder an.

Ich stand schon mal kurz davor. Es handelte sich um exakt ein einziges Mal herunterfahren und wieder starten. In der letzten Sekunde habe ich alle Daten auf eine externe Festplatte kopiert. Beim nächsten Start war der Rechner tot. Das war eine absolute Punktlandung.

Mein bisheriges System

Backup

Bis dato nutzte ich eine einfache Vorgehensweise. Eine Mischung aus Geschwindigkeit zu Beginn und Sicherheit danach. Das war aber ein klassisches entweder oder. Dazu nutzen ich mein MacBook Pro sowie einen NAS Server, der per LAN Kabel an einem devolo DLAN Adapter steckt. Von hier aus greife ich per WLAN auf das Netzwerk zu. Warum DLAN? Weil der NAS Server im Dachboden steht und unser Haus das WLAN nicht durch alle Wände lässt. Auf dem NAS Server selbst habe ich ein RAID 1 System für mein Backup eingerichtet. Das heißt, dass ich zwei Festplatten habe, die sich spiegeln. Fällt eine Platte aus, ist alles auf der zweiten gesichert.

Import der Fotos

Ich importierte zunächst die Bilder von meiner SD Karte in den Ordner SD Card Import auf meinem MacBook Pro. Hier lagen die Fotos bereit zur Sichtung und Bearbeitung, egal ob private Familienfotos oder für meinen Blog.

Ich hatte die Fotos dann in meinem Fotoprogramm – damals Lightroom, inzwischen On1 Photo RAW. Hier ging es nun an die Sichtung, Aussortierung von schlechten Fotos und Markierung der guten Fotos, die ich nutzen wollte. Danach habe ich die guten Fotos bearbeitet und anschließend exportiert.

Export der Fotos

Und zwar kamen die privaten Fotos dann durch einen Export in den Google Fotos Export Ordner. Dieser synchronisiert sich automatisch mit meinem Google Fotos Account. Hier kann ich den Link an meine Familie schicken zum Anschauen der Fotos.

Anschließend kam noch ein zweiter Export zum Tragen: 20x30cm mit 300dpi auf meinen NAS Server. Auf das Netzwerk greife ich mit dem MacBook Pro per WLAN zu. Offen gesprochen: Die Geschwindigkeit bei größeren Datenmengen lässt etwas zu wünschen übrig.

Meine Fotos für den Blog wiederum habe ich als JPG ebenfalls auf den NAS Server exportiert, von wo ich sie wiederum in den Blog gespielt habe. Die RAW Dateien habe ich danach auf den NAS Server verschoben.

Leeren der Import und Export Ordner

Nun musste ich den Ordner SD Card Import und Google Fotos Export löschen, um die Übersichtlichkeit zu behalten. Und da man seine Fotos ja nicht immer sofort und nach Reihenfolge bearbeitet, habe ich das auch wie oft gemacht? Richtig, selten! Und was hatte ich dann? Ein ziemliches Chaos! Weil ich nicht mehr genau wusste, welche Bilder ich den nun schon auf dem NAS Server gesichert habe, ob ich alle anderen Bilder wirklich löschen möchte. Eventuell gibt es ja noch Bilder, die ich noch mal anfassen möchte.

Zu Zeiten von Lightroom war ich nicht so nachlässig und habe die Bilder schneller verschoben. Mit On1 Photo RAW wurde ich nachlässiger. Das hat wahrscheinlich mit dem folgenden Problem zu tun.

Warum mein System nicht mehr für mich passt

Backup - Externe Festplatte

Mit dem Wechsel zu On1 Phot RAW hat sich eine Sache grundlegend verändert und mir die Augen geöffnet, in welchem (tollen) Ökosystem man sich mit Lightroom befindet. Und wie gefährlich das ist, sobald man das System wechseln möchte.

Beim Import in Lightroom werden die Bilder in eine Datenbank geschrieben und Vorschaubilder generiert. Verschiebt man die Fotos nun auf den NAS Server, konnte man die Vorschaubilder dennoch schnell durchscrollen. So hatte man immer eine gute Bilddatenbank, wenn man bestimmte Bilder suchte.

Das hat On1 Photo RAW als solches nicht. Es hat zwar auch eine gute Bildverwaltung, aber keine annähernd gute Datenbank inkl. Vorschaubilder. Was heißt das nun für mein System?

Nachdem ich die Bilder auf die NAS verschoben habe, war das aufrufen der Bilder nicht mehr besonders schnell. On1 Photo RAW hat sich die Dateien immer wieder vom Server geholt. An guten Tagen etwas schneller, an schlechten eher langsam.

Und da macht weder das Verschieben noch das nachträgliche Anschauen und/oder Bearbeiten der Bilder richtig Spaß.

Das kann man Lightroom nun zugute halten beim Thema Bildverwaltung und es ist echt schade, dass bisher kaum ein anderes Programm das so gut aufgenommen und umgesetzt hat. Denn heutzutage geht es ja nicht mehr um die 3 Fotos, die man bearbeiten möchte sondern insbesondere auch um das Verwalten der digitalen Bilderflut – inklusive den Handyfotos.

Auf der anderen Seite merke ich nun aber auch, wie sehr man sich auf Lightroom verlassen hat und wie wenig sauber die eigene Struktur war. Und evtl. auch nicht sinnvoll.

Insofern wurde ich aufgrund der schwachen Netzwerk-Performance nun mehr oder weniger gezwungen, mir noch mal neue Gedanken zu meinem System zu machen.

Meine Überlegungen aus meiner bisherigen Erfahrung

Ich habe nun gut 8 Jahre Erfahrung mit dem Thema Bildverwaltung und Bearbeitung. Anfänglich nur mit Photoshop bzw. Bridge, später dann auch mit Lightroom. Andere Programme gab es natürlich auch immer mal wieder, auch davor. Aber ich war doch jahrelang bei Lightroom geblieben. Einzig das Abomodell passt nicht zu meinem Fotografier- und Bearbeitungsverhalten. Darüber schrieb ich in meinem Artikel zu dem Wechsel zu On1 Photo RAW.

Ich wollte nun also ein System finden, bei dem ich die wichtigen Fotos immer und schnell im Zugriff habe. Um Fotos nachträglich zu finden zum Entwickeln, in einem Fotobuch zusammenzusetzen oder noch mal neu zu bearbeiten. Wichtig ist mir hier in jedem Fall der schnell und ständige Zugriff.

Auf der anderen Seite benötige ich auch eine Datensicherung. Ich möchte nicht das Risiko eines Datenverlusts eingehen. Ich habe eine Menge Fotos für den Blog und vor allem private Fotos von meinem Sohn, der Geburt und unseren Ausflügen sowie Geburtstagen, Einschulung, Urlaube etc.

Diese Sicherung sollte aber möglichst schnell funktionieren. Außerdem würde ich gerne einen weiteren Schritt einbauen. Denn bisher waren die Daten nur auf dem NAS Server. Die privaten Fotos waren zudem bei Google Fotos synchronisiert. Die Auflösung würde mir im Falle eines Hausbrands reichen. Denn sind wir mal ehrlich: Wie viele Fotos lassen wir nachträglich noch mal entwickeln und das größer als 10x15cm? Richtig: In der digitalen Welt schauen wir uns hauptsächlich die digitalen Abzüge an, erst recht von älteren Fotos! Benötige ich nun noch eine Sicherung an einem anderen Ort? Nein, ich nicht. Ich bin nicht Berufsfotograf und wie eben beschrieben, reicht mir die Absicherung über die Cloud der privaten Fotos in der dafür kostenlosen Version bei Google. Sollte ich Fotos mal wieder etwas größer für die Wand entwickeln lassen, dann sind es eher neue Fotos. Insofern reicht mir eine Sicherung über die NAS und über meine externe Festplatte. Letztere soll auch als Transfersystem zwischen Mac und NAS dienen, damit ich das langsame WLAN umgehen kann bei großen Datenmengen.

Mein neues Dateisystem und Backup

Backup - Fotos sichern

Mein neues Dateisystem und das Backup unterteilt sich damit in folgende Schritte, die ich nun wieder konsequent umsetzen werde. Das Problem ist aktuell der Abgleich der Dateien, damit alle auch überall verfügbar sind.

Ich werde zukünftig auf dem MacBook Pro in meinem Bilderordner zwei Verzeichnisse haben: Privat und FOTOPRESSO.

Mein Workflow für die privaten Fotos

Im Privatordner werde ich weiterhin mit dem Ordner SD Card Import arbeiten und hier die privaten Fotos von der SD Karte importieren. Die fertigen Fotos werde ich dann in den Google Export Ordner exportieren, den ich ebenfalls in Privat habe.

Außerdem werde ich die größere Version (20x30cm in 300dpi) in den Unterordner Gemeinsam > Jahr exportieren. Den Ordner Gemeinsam > Jahr habe ich auch auf dem NAS Server. Sobald auf dem Mac in diesem Ordner neue Fotos erscheinen, sollen die Fotos auf die externe Festplatte kopiert werden. Die wiederum werde ich dann auf den NAS Server kopieren.

Die Ordner SD Card Import und Google Fotos Export kann ich dann leeren. Die großen und fertig bearbeiteten Fotos in vernünftiger Auflösung habe ich auf dem MacBook Pro unter Gemeinsam, auf der externen Festplatte und auf dem NAS Server gesichert. Diese Fotos fasse ich erfahrungsgemäß auch kein zweites Mal mehr an. Sie sind jedoch im schnellen Zugriff auf dem Mac und doppelt gesichert.

Mein Workflow für die Blogfotos

Im Ordner FOTOPRESSO hingegen unterteile ich zum Einen in Jahreszahlen und zum Anderen in den Ordner RAW, der wiederum die Jahreszahlen als Unterordner hat.

Bei Fotos für meinen Blog werde ich die Originalen RAW Bilder somit in RAW > Jahr importieren. Nach dem Bearbeiten exportiere ich die in den übergeordneten Ordner aus dem entsprechenden Jahr. Von hier nutze ich die JPGs dann für den Blog.

Der gesamte Ordner FOTOPRESSO wird dann auf die externe Festplatte kopiert und von hier wiederum auf den NAS Server.

Damit habe ich die RAW und bearbeiteten JPG Fotos immer auf dem MacBook Pro zur schnellen Verfügung und außerdem doppelt gesichert auf der externen Festplatte und dem NAS Server.

Datenmengen und Bedarf an Speicherplatz

Backup - NAS Server

Ich habe alle Fotos auf dem NAS Server einmal gecheckt. Aktuell benötige ich ca. 80 GB an Speicherplatz für alle Fotos. Davon scheinen aber einige doppelt zu sein. Außerdem habe ich die privaten Fotos in den Vorjahren kaum aussortiert. Auch wenn ich nur einige bearbeitet habe bzw. die guten markiert und in einem Album zusammengefasst habe, blieben alle anderen Fotos noch als Backup auf dem Server. Das macht natürlich keinen Sinn. Das ist eine riesige Bilderflut von nicht guten Fotos. Also werde ich mir in nächster Zeit Jahr für Jahr vornehmen und die Fotos aussortieren, die ich nicht mehr benötige. Damit dürfte die Datenmenge sinken. Meine externe Festplatte hat (gerade mal) 250 GB und damit noch ausreichend für die kommenden Jahre. Außerdem will ich mich stark einschränken bei den Fotos, die ich behalte und im Album zusammenfasse. Als Ziel habe ich mal die gute alte analoge Zeit als Vorbild genommen. Pro Shooting müsste man mit 32 guten Fotos auskommen. Mehr schaut man sich eh nicht an. Bei einem Urlaub kann das dann auch gerne das Vierfache sein, also 128 Fotos. Mal sehen, ob ich mich entsprechend disziplinieren kann.

Fazit

Mein Fazit lautet, dass Lightroom ein tolles System zur Bildverwaltung ist, an das andere Programme einfach nicht heran kommen. Jedoch verliert man dadurch schnell den Blick für die richtige Organisation und damit läuft man Gefahr, bei einem System- oder Maschinenwechsel in Performanceprobleme zu geraten, sofern man hauptsächlich auf das Backup zugreifen kann.

Das System aus dauerhaftem Zugriff auf dem Mac und Absicherung über die externe Festplatte und dem NAS Server scheint für mich die beste Lösung zu sein und bringt die richtige Performance. Auch gerade mit On1 Photo RAW. Lokal ist das Programm nämlich richtig schnell geworden. Für meine Netzwerkkonfiguration können die Entwickler natürlich nichts.

Außerdem reicht mit die Unterteilung in Jahre vollkommen aus. Also Dateinamen nutzen ich das Erstellungsdatum, einen individuellen Text zum Event bzw. Shooting sowie eine Nummerierung danach. Damit sind die Fotos eindeutig zuzuordnen.

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